Internet rozwija się jak burza i co chwilę pojawiają się w nim nowe rozwiązania, które mają przyspieszyć pracę i skrócić czas oczekiwania na wszystko, czego pożądasz. Jeszcze parę lat temu nie myślałeś pewnie, że teraz będziesz miał możliwość błyskawicznego komunikowania się z ludźmi z najodleglejszych zakątków świata. Technika, a tym samym poczta e-mail poszła tak bardzo do przodu, że codziennie zalewają Cię dziesiątki a czasami nawet setki maili. Coraz więcej zawodów opiera się również na tym, że maile pisze się częściej niż na przykład dzwoni. Wszelkie stanowiska związane z szeroko rozumianą administracją opierają się na wymienianiu maili – zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych. W Internecie można sobie na wiele pozwolić, ale czy biznesowe maile nie powinny podlegać jakimś normom? A i owszem – powinny! I właśnie nim poświęcony jest dzisiejszy post – zapraszam zatem na mailowy savoir-vivre.

MAILOWY SAVOIR-VIVRE

Poniższe rady porządkuję chronologicznie – od momentu rozpoczęcia pisania wiadomości mailowej aż do jej zakończenia.

1) TWÓJ ADRES MAILOWY

Od tego zaczynasz swoją przygodę z mailowaniem. Jeśli pracujesz w jakiejś firmie, najczęściej Twój adres mailowy ma formę imięinazwisko@nazwafirmy.pl. Jest to jeden z najpopularniejszych sposobów tworzenia skrzynek mailowych – oczywiście jest tu wiele kombinacji, ale ogólnie tak to właśnie wygląda. W przypadku poczty osobistej masz większe pole do popisu – apeluję jednak do Twojego zdrowego rozsądku i proszę, porzuć pomysły typu buziaczek, kwiatuszek, pysiaczek na rzecz czegoś poważniejszego – jeśli nazwa składająca się z Twojego imienia i nazwiska jest już zajęta, spróbuj kombinacji ze skrótami lub znacznikami typu „-„, „_” itp. Wspominałam już o tym w poście o pisaniu CV – uwierz mi, adres mailowy może zaważyć o tym czy Twoja wiadomość zostanie potraktowana serio czy też nie.

2) TYTUŁ MAILA

Tak, to też bardzo istotny element – pisany jeszcze przed główną treścią. Unikaj zbyt długich tytułów – może się okazać, że nie zostaną one wyświetlone w programie pocztowym Twojego odbiorcy. Najlepiej zdecyduj się na coś krótkiego i wręcz lakonicznego typu „prośba”, „zapytanie”, „oferta” itp. lub coś o charakterze informacyjnym np. „spotkanie w środę”, „propozycja współpracy”. Zdarzyło mi się otrzymać maila, który w tytule miał całą treść – czytało się go gorzej niż źle ;) aczkolwiek był taką humorystyczną perełką biurową.

3) PRZYWITAJ SIĘ

O ten punkt toczą się ciągłe dysputy – jak rozpoczynać maila, jak się witać? Tak naprawdę o złoty środek dosyć trudno. Jedni mówią, że standardowe „Witam” nie jest dobre, bo witać może tylko gospodarz, a jeśli to Ty kierujesz swojego maila do kogoś po raz pierwszy (niejako idziesz w odwiedziny), to co najwyżej jesteś witany. Drugi sposób to „Dzień dobry” – a co jeśli nasz mail zostanie odczytany wieczorem? No ale pisany był w ciągu dnia i znowu powstaje dylemat, pisać czy nie pisać? Ja piszę ;) Najbardziej neutralną opcją wydaje się być sformułowanie „Szanowna Pani/Panie/Państwo”, ale z drugiej strony brzmi bardzo oficjalnie i może wprowadzić pewną dozę sztywności. Jak zatem się witać? Cóż, może zrób research swoich maili i sprawdź jaka forma jest najczęściej stosowana przez Twoich rozmówców :)

4) ZADBAJ O TREŚĆ

Długie maile nie są mile widziane – trudno się je czyta i zajmuje to sporo czasu. Warto zatem bardzo uważnie podejść do tej części mailowania. Zastanów się czy zamiast pisać obszerne maile, nie będzie lepiej po prostu zadzwonić lub umówić się na spotkanie. Jeśli nie lubisz bezpośrednich kontaktów, postaraj się aby Twoje myśli przelewane w słowa były zwięzłe i wyczerpywały temat. Unikaj zbytniego rozwlekania się i zapętlania szczegółów. Zadbaj również o to, aby Twój mail nie był zbyt długi – żeby nie trzeba było go przewijać w oknie wyświetlania. Im krócej i treściwiej, tym lepiej. Twój odbiorca nie będzie miał poczucia chaosu. Poza tym, znajomość podstawowych zasad ortografii i gramatyki to niezbędne minimum, jeśli chcesz być poważnie traktowany w świecie wiadomości elektronicznych.

5) NIE PISZ WERSALIKAMI TREŚCI WIADOMOŚCI

Jak widzisz tytuły moich punktów pisane są właśnie wersalikami, czyli wielkimi literami. Ma to za zadanie podkreślać ich ważność i wyróżniać w treści. W mailu unikaj tego formatowania – może zostać ono odebrane jako krzyk. Sama odczytując takie wiadomości mam wrażenie, że osoba która do mnie w ten sposób pisze jest bardzo zdenerwowana albo chce na mnie nakrzyczeć. Jeśli nie chcesz straszyć swoich kontrahentów, zapomnij o wersalikach. Możesz ich użyć jedynie wtedy, gdy jakiś aspekt Twojego maila wymaga szczególnej uwagi – nie nadużywaj ich jednak!

6) UNIKAJ NADMIERNEGO FORMATOWANIA

Lubisz kolorowe czcionki, podkreślenia i kursywy? Pisząc maile staraj się, aby nie mieszać zbyt wielu stylów. Pamiętam z jednych zajęć na studiach, że nie powinno się łączyć na przykład pogrubienia z kursywą. Jeśli chcesz coś zaznaczyć w specjalny sposób, wybierz tylko jeden sposób formatowania. Miej też na uwadze fakt, że Twoja wiadomość może wyświetlać się odbiorcy zupełnie inaczej niż na Twoim komputerze – niektóre znaki mogą być na przykład niewidoczne. A zatem – im mniej kombinowania, tym lepiej.

7) UNIKAJ NADMIERNEJ ILOŚCI ??? i !!!

Stosowanie nadmiernej ilości znaków zapytania i wykrzykników może spowodować, że Twoja wiadomość będzie bardzo nieczytelna a dodatkowo może wywołać w odbiorcy niezbyt przyjemne odczucia. Może na przykład poczuć, że na niego krzyczysz albo domagasz się odpowiedzi w niegrzeczny sposób. Lepiej zatem stosuj te znaki bardzo powściągliwie.

8) NIE ZAPOMNIJ O POŻEGNANIU

W tym punkcie również można mnożyć dyskusje w jaki sposób się żegnać. Jedni piszą Pozdrawiam, inni Z poważaniem a jeszcze inni wszelkie dodatkowe odmiany, np. Z wyrazami szacunku, Z pozdrowieniami, Pozdrawiam serdecznie czy nawet Ukłony. To, w jaki sposób będziesz się żegnać w mailu zależy w dużej mierze od tonu prowadzonej rozmowy. Jeśli jest bardzo oficjalny, nie decyduj się na luzackie zwroty, skorzystaj z tych bardziej poważnych.

9) UŻYWAJ STOPKI

Pisząc z firmowego maila z pewnością masz ustawioną stopkę ze swoimi danymi, w tym numerem telefonu, adresem mailowym, adresem biura i stroną internetową. Pytanie – czy każda wiadomość powinna być opatrzona stopką? Nawet taka, która jest już którymś z kolei mailem? Moim zdaniem tak – wiele programów pocztowych umożliwia tworzenie różnych wersji stopki, dlatego możesz przygotować sobie również wersję skróconą. Niemniej jednak, stopka to bardzo ważny element każdej wiadomości mailowej. W wiadomościach prywatnych wystarczy krótka informacja, np. nr telefony lub adres Twojej strony www, jeśli taką posiadasz (np. blog).

10) ZADBAJ O POUFNOŚĆ

Korespondencja firmowa powinna podlegać bezwzględnym zasadom poufności. W związku z tym warto pomyśleć, aby na przykład w stopce dołączyć wiadomość typu:

Niniejsza korespondencja przeznaczona jest wyłącznie dla podmiotu, do którego jest zaadresowana i może zawierać treść o charakterze poufnym. Wgląd w treść korespondencji otrzymanej omyłkowo, jej przekazywanie, rozpowszechnianie lub inne wykorzystanie – w tym podjecie jakichkolwiek działań w oparciu o zawarte w niej informacje przez podmiot nie będący jej adresatem, jest niedozwolone. Jeżeli otrzymaliście Państwo niniejszą korespondencję omyłkowo, uprzejmie prosimy o przesłanie informacji o tym fakcie na adres [adres mailowy] a następnie o niezwłoczne jej usunięcie z wszystkich Państwa komputerów.

Ostatnie zdanie tyczy się również wiadomości prywatnych – zdarza mi się dostawać na moją osobistą skrzynkę maile, które zostały błędnie zaadresowane. Wtedy zawsze odpisuję, że to pomyłka. Prawdziwy odbiorca może przecież niecierpliwie czekać na ten mail :)

Mam nadzieję, że mój post okaże się dla Ciebie pomocny i od dzisiaj wszystkie Twoje maile będą uporządkowane i w pełni profesjonalne.